Meny

Gå til Berg-Hansen.no
Presse
Kontakt oss

Slik får du en vellykket konferanse

Elisabeth Carina Syversen
Publisert 9. januar 2014 av Elisabeth Carina Syversen

Bedre planlegging = Bedre gjennomføring. En vellykket konferanse krever at arrangøren er godt forberedt og har et øye for detaljer. Vi har flere tusen møter og konferanser i året. Her er våre beste konferansetips!

Finn rett sted

Det er en jungel av steder å velge mellom. Høyest på ønskelisten kan være å finne annerledes lokaler, steder som gir energi og skaper kreativitet. Men det aller viktigste er at lokalet har bra belysning og god luft.

Vær tidlig ute

Høysesong for kurs- og konferanser er på vår- og høstparten. Vi anbefaler at man er så tidlige ute som mulig med å reservere konferansen. Da får du ofte billigere priser og mer å velge mellom.

Forhandling av priser

Når man har valgt stedet er det klart for å gå i forhandlinger med hotellet/arrangøren. Både pris og betingelser kan forhandles om. Har du vært tidlig ute med bestillingen, har du bedre forhandlingsrom, fordi det ikke er «rift» om lokalene. Skal konferansen gå over flere dager bør man bestille hotellrom samtidig.

Påmeldinger

Lokalet er på plass og det er klart for å sende ut invitasjon til deltagerne. Dette er den mest omfattende delen av planleggingen – påmeldinger. Alle som har arrangert et møte eller en konferanse vet hvor mye jobb det er å holde oversikt over påmeldinger, endringer og avmeldinger. Vi anbefaler at du bruker et elektronisk påmeldingsskjema, hvor deltakerne selv administrerer sin deltakelse. Her kan du hente inn alt du trenger av informasjon fra deltakerne som allergier eller, om de trenger overnatting.

Teknisk utstyr og oppsett

Håndholdt mikrofon eller mygg? Talestol eller scene? Prosjektor og lydanlegg? Spør arrangøren dersom du er i tvil om hva du trenger av teknisk utstyr. Ingenting er mer irriterende enn at de på bakerste rad ikke hører eller ser foredragsholderen.

Oppsettet i salen er også viktig å tenke på. Skoleoppsett, kinooppsett, kabaretoppsett eller runde bord? Oppsettet er med på å skape stemningen og hvor mange man får plass til i lokalet. Husk også å ta høyde for om du trenger grupperom.

Program og pauser

Når man planlegger programmet er det viktig å legge inn lunsj og pauser til riktig tid. Ingen ønsker å snakke til en forsamling som er tunge i hodet og null energi. Påfyll av næring er viktig for å holde konsentrasjonen. De senere årene har hotellene også blitt mer fokusert på å servere mat som sikrer at alle møtedeltakerne er friske og opplagte hele veien gjennom arrangementet. Ekstra pause, påfyll av næring er viktig for konsentrasjonen!

Transport

Skal det bestilles felles transport fra flyplass/kontoret til møtelokalet? Dette kan være en fordel at alle ankommer samtidig og ikke minst, til avtalt tid. Ofte er dette også kostnadsbesparende.

Aktiviteter

Mange velger å bryte opp møtedagen med aktiviteter som booster samholdet og teamfølelsen. Eksempler på aktiviteter kan være malerkurs, hinderløype, matlagingskurs, eksterne foredragsholdere eller båttur. Hva passer best for dine deltakere?

Registrering

Ved ankomst til større konferanser anbefaler vi at det settes opp et registreringsbord, hvor deltakerne kan hente sine navnelapper. På den måten har man full oversikt over antall og hvem som ikke er til stede. Dette kan også brukes som en informasjonskranke for deltakerne.

Les også: Få registreringen unna i en feil!

Endringer

Husk å gi beskjed om eventuelle endringer i tidspunkter og antall deltakere til arrangøren/hotellet

Oppgjørets time

Bestiller du konferansen gjennom et reisebyrå får du samlet faktura etter endt arrangement – enkelt og greit!

Trenger du hjelp til din neste konferanse? Kontakt oss på grupper@berg-hansen.no