Meny

Gå til Berg-Hansen.no
Presse
Kontakt oss

Dette må du vite om gruppeturer!

Elisabeth Carina Syversen
Publisert 9. juli 2014 av Elisabeth Carina Syversen

Å arrangere en gruppetur høres kanskje ikke så komplisert ut. Men du bør vite at slike arrangementer ofte inneholder mer enn bare å bestille fly og hotell. Det er lett å glemme at det er de små detaljene som er avgjørende for at turen blir vellykket.

Dersom du ønsker å få maksimalt ut av en gruppetur, krever dette profesjonell planlegging, god kjennskap til destinasjonen og at man har de rette kontaktene.

Pålitelige samarbeidspartnerne er viktig for å få forhandlet fram gode priser på alt fra hotell, aktiviteter og transport. De kan gi anbefalinger på hvor man bør bo, hvor man bør spise og hvilke aktivitetstilbud man kan velge mellom. Og det er nettopp her vi skiller mellom klinten og hveten. Hvem er mest kreativ og gir det mest spennende tilbudet?

Slik så det ut når vi dro på gruppetur til Berlin

Men vær obs! Ikke alle agenter og turoperatører er like profesjonelle. Unngå «kjøkkenbordoperatører» som ikke har samme likviditet som de større og mer erfarne aktørene i nettopp dette markedet.

Har du fått ansvaret for planleggingen og gjennomføringen for neste gruppetur?

Her får du våre 7 mest verdifulle tips:

1)    Vær fleksibel

Ha gjerne flere alternative datoer. Det kan ofte lønne seg å unngå reiser torsdag/fredag til søndag. Prøv heller lørdag til mandag eller i midtuke, og la reiserådgiver finne passende avganger. Dette gjelder både med hensyn til kapasitet, og for å få en bedre pris.

2)    Les betingelsene

Flyselskapene har forskjellige betingelser med hensyn til frister for depositum, kansellering, rapportering av navn, billettutstedelse og endringer. I betingelsene står hvilke regler som gjelder for deres reise.

3)    Prøv å bekrefte så nøyaktig antall som mulig

På denne måten slipper man å betale unødvendige summer i depositum til flyselskapet, og faren for å måtte betale for ubrukte seter blir mindre.

4)    Vær nøyaktig med navn

Navnet i flybilletten skal være det samme som navnet i passet. Er det forskjeller kan den reisende bli stoppet på noen flyplasser, og bli nektet videre reise eller innreise i landet. Dette kan bli kostbart, og ikke minst føre til frustrasjon for de som blir berørt.

5)    Bestill restaurant på forhånd

Mat og drikke er viktig. For grupper er det gjerne en utfordring å finne gode restauranter med ledig plass samme kveld. Forhåndsbestill restaurantene, og alt er klart når gruppen ankommer stedet.

6)    Husk aktiviteter

Gi deltakerne sosialt påfyll med hyggelige aktiviteter. I forkant bør man beskrive gruppen ut ifra bransje, alder, kjønner etc. Da er det lettere å finne aktiviteter som passer best for nettopp denne gruppen.

7)   Benytt riktige verktøy

Å kommunisere til alle deltakere per e-post er både uoversiktlig, vanskelig og tidskrevene. Derfor har vi utviklet et verktøyet, «Berg-Hansen Event Portal», som forenkler prosessen. Event Portal tilpasses ditt arrangement med all informasjonen du ønsker skal være tilgjengelig på ett sted for alle deltakere – alt fra webpåmelding, fly- og hotellbestilling og mat-allergier.

God tur og lykke til med arrangementet!

La ditt neste arrangement bli tidens beste – kontakt oss på grupper@berg-hansen.no